Dette er den sidste af 3 artikler hvor jeg deler nogle af de principper og tankegange jeg anvender for, at facilitere bedre og tydeligere kommunikation, både i det profesionelle og det private.
Har du ikke læst de 2 tidligere kan du finde dem her:
Leder du efter den første del? Så klik her og læs: Inspiration til bedre kommunikation – Del 1 af 3
Leder du efter den anden del? Så klik her og læs: Inspiration til bedre kommunikation – Del 2 af 3
I de tidligere artikler har vi kigget på hvorfor det er vigtigt at kende den andens synspunkt og udgangspunkt, samt hvilke grundlæggende antagelser der kan være med til, at forbedre kommunikationen.
I denne artikel skal vi kigge på hvilke spilleregler jeg har opsat for kommunikation og som jeg oplever gør kommunikationen nemmere og mere effektfuld.
Grundlæggende spilleregler
Når først de grundlæggende antagelser er på plads og du har en forståelse for, at det er dit ansvar at skabe god og forståelig kommunikation, så er der nogle spilleregler at følge.
Disse spilleregeler er særligt vigtige hvis der skal overleveres information eller holdes møder, hvor der er risiko for sammenstød mellem overbevisninger.
Vær høflig
“E-mail has some magical ability to turn off the politeness gene in a human being.”
― Jeff Bezos
Det burde næsten være overflødigt, at den første regel er at være høflig til alle tider.
Desværre er det oftere undtagelsen end reglen, når bølgerne begynder, at gå lidt højere. Høflighed, hvis den er autentisk er en god måde, at holde diskussioner og sårbare emner objektive i stedet for personlige.
Start med at tænke “Ville jeg selv ønske at blive talt til på denne måde?” og så finder du ret hurtigt svaret på om sætningen skal omformuleres.
Undlad brug af “ikke”
Forestil at du går ind på dit kontor. Det er mandag morgen, dagen startede med et ordentligt regnvejr og derfor har du regnjakke på. Da du går ind af døren er klokken er 9.15. Du hilser på de andre på kontoret.
Du er ved at hænge din jakke i garderoben og må for alt i verden ikke tænke på de lyserøde gummistøvler der står i garderoben. Hvad end du gør, så må du ikke forestille dig et billede, af et par lyserøde gummistøvler, som står dér i garderoben og er driv
Langt de fleste mennesker vil forestille sig et billede af et lyserøde gummistøvler, med mindre de med vilje afleder deres tanker og bevidst tænker på en anden ting.
Det skyldes måden vores hjerner fungerer på. For at forestille dig noget du ikke må gøre, skal du forestille dig at gøre det. Og således lægger du fokus på netop den ting du ikke må.
Derfor skal du i din kommunikation lægge vægt på det du gerne vil have. Overvej f.eks. hvad der virker bedst, at fortælle dine gæster at de ikke må gå eller at du ønsker, at de bliver.
Vær specifik
Bestræb dig på at være så specifik som mulig. Om alt hvor der kunne være tvivl.
Et eksempel kunne være, at du vil ændre farverne i et design til nogle tekst bokse i dit nyhedsbrev. Forestil dig at rød bare ikke er din farve, men designeren har valgt rød.
Du kunne sige “Jeg kan ikke lide farverne!”. Nu vil det så være op til din designer, at spørge “Hvad er det du ikke bryder dig om ved dem?” og du kunne begynde at uddybe.
Eller du kunne vælge at sige “Jeg bryder mig ikke om den røde farve der er anvendt i tekstboksene, er det muligt at anvende nogle andre?”
Jamen.. hvorfor filan skal jeg være så specifik..? Kan den anden ikke tænke selv.
Jo. Uden tvivl. Men hvis tid spilder du, når farven bliver en anden nuance af rød, fordi designeren ikke forstod, at du ikke brød dig om rød?
Eller.. Hvis du fortæller dit 6 årige barn at, nu skal barnet bære vandkanden ind til bordet og det skal passe på, ikke at spilde. Hvad sker der så oftest?
Du kunne bede barnet om, at bære vandkanden, med begge hænder, ind til bordet og stille den forsigtigt ned.
Sig “mindst muligt”
Selv om det er vigtigt at være specifik, er der naturligvis også en modsat ende af spektret og det er at blive for detaljeret. Hold dig til det virkeligt væsentlige og lad resten være.
Udelad subjektive ord
Når du uundgåeligt skal give kritik eller have rettet noget, så hold dig langt væk fra subjektive ord.
Sætninger som “Det er helt forkert“, “Det er virkelig dårligt” eller “Det ser underligt ud” ødelægger på et øjeblik kommunikationen. Der er ikke nogen som kan rette noget der “er helt forkert” eller “ser underligt ud”.
Det er uspecifikt og giver ingen indikation af hvad du i virkeligheden synes er galt. Spørg i stedet ind til det, du er kritisk overfor.
“Jeg har ikke set denne løsning før, hvad er tanken med den?”
Nu kan du få en dialog igang og forstå synspunktet fra personen du sidder overfor. Det betyder at denne person også kan begynde at forstå din verden.
Og for hver gang dette gøres øges forståelsen og kendskabet til hvad der ønskes – og det kan nemt betyder timer sparet, som er penge på bundlinjen hvis du driver en virksomhed.
Undlad brug af “du”
Hvis du nogensinde anvendt en fastnet telefon, så har du sikkert oplevet, når du ringede op, at høre en du-du-du-du-du tone. Den tone der betyder optaget.
Der sker det samme for de fleste mennesker. Når der anvendes “du” – særligt i situationer der er bare det mindste anspændte – så bliver der optaget på linjen og så stopper kommunikationen.
Det du skal gøre er, at anvende ordet “Jeg”. Du skal tale ud fra din egen virkelighed og forklare hvordan du selv ser på situationen, med udgangspunkt i dig selv. Undlad “du gjorde”, “du sagde”, osv. med mindre det er rent faktuelt.
Det giver den anden mulighed for, at forstå hvad der foregår og så kan i have en dialog omkring emnet, i stedet for hinanden.
Hold fokus
Det kan hurtigt blive forvirrende hvis for mange emner blandes med hinanden og når emner begynder at blande sig, så forsvinder fokus og det fører nemt til at følsomme eller vigtige emner går tabt i personlige agendaer eller ligegyldigheder.
Jeg husker et utal af gange fra min tidlige konsulent dage, hvordan jeg var vidne til, at møder blev fuldstændig tabt på gulvet fordi der ikke var en dagsorden og når der endelig var en dagsorden, blev den ikke fulgt.
Min erfaring er, at møde tiden kan reduceres med 50-60% hvis blot indføres fokus på møderne og en enkelt person har ansvaret for, at sørge for at bringe mødet tilbage til emnet hvis det bevæger sig ud af en tangent.
Derfor er det virkelig væsentligt at holde fokus på emnet. Jeg anvender selv følgende metoder til, at holde fokus på møder.
Fællesmøder (mere end 2 personer)
Ved møder med mange interessenter, stiger potentiale for, at mødets dagsorden tager en afstikker ifht. det der skulle snakkes om. Gør følgende for, at sikre, at mødets dagsorden holdes:
- Beslut fra start af hvad udfaldet af mødet skal være. Hvis du ikke har et mål, ved du ikke hvad du sigter efter. Bestem derfor hvad der skal træffes en beslutning om.
- Du kender sikker det gamle ordsprog “For mange kokke fordærver maden”. Invitér kun de absolut mest nødvendige personer for, at beslutninger(ne) kan træffes.
- Lav en liste over beslutningerne der skal træffes og match dem med deltagerne. Gør det således, at hvis en af deltagerne skal være med til kun én af beslutningerne, behandles dette punkt først og så kan vedkommende gå efterfølgende. Undlad at spilde værdifulde resourcer ved at nogen skal lytte til emner der ikke er relevante.
- Giv deltagerne eksplicit tilladelse til, at forlade mødet, hvis de ikke er nødvendige for den nuværende eller efterfølgende beslutninger. (Ja, eksplicit, ellers vil det være normal kotume at folk bliver siddende)
- Skriv punkterne som skal afklares op på en tavle i møde lokalet, sammen med det der skal besluttes.
- Sæt en markør ud for emnet der snakkes om. Det kan være et kryds, en pil eller måske en farvet magnet.
- Vælg en af deltagerne som har til opgave at holde fokus. Det betyder at vedkommenes eneste opgave er, at lytte efter hvad samtalen handler om. Hvis emnet ændrer sig, pointerer personen det, så de andre bliver opmærksomme på det.
- Hvis der opstår vigtige emner som også skal træffes beslutninger om, skrives de på tavlen, men de bliver ikke behandlet på det nuværende møde. De bliver skrevet på dagsordnen for næste møde.
Dette er nogle af de metoder jeg anvender for at sikre, at møder bliver effektive og tiden overholdes så møder ikke drukner i ligegyldigheder.
1-til-1 møder (2 personer)
Ved 1-til-1 møder er der færre interessenter, som naturligt nedsætter risikoen for at dagsordnen stikker af. Dog kan det alligevel nemt ske, at spørgsmål leder til svar, som leder til flere spørgsmål og pludselig er tiden gået og mødet var stadig ved første punkt.
Det kræver mere disciplin at holde fokus til 1-til-1 møder da det vil være dit ansvar både at deltage i emnerne, samtidig med du holder sporet for mødet. Du kan dog med fordel stadig anvende punkterne fra fællesmøderne.
Har du opsat spilleregler for din kommunikation og valgt hvordan du ønsker at kommunikere?
Jeg er altid nysgerrig på at høre hvad andre gør for at holde kommunikationen skarp og præcis, så der kommer større udbytte for alle, har du noget at tilføje – eller har artiklen givet dig nogle tanker omkring kommunikation, så giv dig til kende i kommentarerne!
Hav en SKØN dag!
